Две типичные ошибки ведения учета в 1С:Підприємство

Любой продукт «1С:Підприємство» является комплексным решением, способным решить ряд задач, типичных для каждого бухгалтера или руководителя. К сожалению, это сопряжено с некоторыми трудностями в работе с программой, что позже выливается в ошибки ведения учета. Однако, как показывает практика, стоит лишь раз обратить внимание на возможные неточности, как риск их допустить значительно снижается. Этой публикацией мы начинаем небольшой цикл статей, призванных уберечь читателя от совершения ошибок в учете при работе со следующими продуктами «1С:Підприємство»: «1С:Підприємство Управление производственным предприятием 8», «1С:Підприємство Бухгалтерия для Украины 8», «1С:Підприємство Управление торговлей 8», «1С:Підприємство Управление торговым предприятием 8».

Учетная политика компании — некорректное заполнение

Учетная политика организации задает программе необходимый алгоритм, согласно которому выполняются многие типичные действия, а также формируются принципы ведения учета. Такими принципами может быть, например, метод списания материально-производственных запасов или параметры ведения налогового учета. Все регламентные действия могут производиться исходя из заданных параметров с определенной периодичностью или при выполнении предусмотренных условий.

В любом методическом материале 1С:Підприємство указано на необходимость заполнения параметров настройки учетной политики перед началом работы с продуктом. Соответствующее меню вызывается через команды «Сервис» — «Настройка учета». Подробное рассмотрение всех параметров учетной политики в виду их множественности — сложный и практически невозможный процесс. В зависимости от продукта данные настройки будут несколько отличаться. Однако одно следует уяснить предельно четко: каждый параметр должен быть осмыслен и заполнен. При возникновении трудностей не следует все пускать на самотек — это неминуемо приведет к неточностям в учете. Во избежание лучше обратиться к нашему специалисту за консультацией.

Неправильная последовательность документов

Возможность определения последовательности документов реализована в таких продуктах 1С:Підприємство как «Управление производственным предприятием», «Управление торговлей», «Торговля и склад», «Производство, услуги, бухгалтерия». Соответствующее меню вызывается через опции «Операции» - «Проведение документов». В открывшемся окне следует выбрать закладку «Восстановление последовательностей». Вследствие этого пользователь сможет увидеть все имеющееся последовательности с датой актуальности для каждой из них. Так, например, если в середине 2010 года мы видим картину, как на рисунке ниже, это не сулит ничего хорошего.

Под выведенной информацией следует понимать утрату актуальности для партионного учета. На практике это означает, что данные по себестоимости не соответствуют действительности. Следует также подчеркнуть, что учет кадров и учет по упрощенной системе налогообложения в данной базе не отображается.

Для уяснения причин такой ошибки и способов борьбы с ней разберемся с понятием «последовательность». Ключевым принципом ведения учета является оперативность. То есть данные должны вноситься в базы по мере из появления. Важность следования этому принципу продемонстрируем на примере. Первого июня на склад поступило 10 единиц товара. Десятого июня было продано восемь единиц этого товара. Если провести эти документы в хронологическом порядке, последовательность установится сначала первое июня, потом — десятое. Таким образом, граница станет сдвигаться каждым документом вперед, а итоги (сумма, количество, себестоимость) будут оставаться актуальными на любой момент времени.

Если же задним числом провести документ от восьмого июня о реализации еще семи единиц товара, программа без проблем выполнит эту операцию. Однако при этом граница последовательности установится на восьмое июня, на добавленный документ. Это выльется в то, что данные, внесенные до ввода последнего документа, будут верны, а после — уже нет. Если восстанавливать последовательность путем перепроведения документом, которые включены в последовательность, то документ от десятого июня проведен не будет из-за нехватки товара. Единственное решение в таком случае — поиск причины ошибки и восстановление последовательности

Многих пользователей волнует вопрос, как часто следует восстанавливать последовательность. Естественно, самый оптимальный ответ — чем чаще, тем лучше. Но в реальной жизни такое вряд ли осуществимо. Поэтому данную манипуляцию следует проводить как минимум перед формированием важных отчетов или выполнением регламентных операций. Так как каждое перепроведение документа сдвигает границу последовательности, к которой тот относится, не лишено смысла закрытие прошлых периодов для редактирования. Это можно сделать через «Сервис» - «Установка даты запрета изменения данных».

Следует также отметить, что в «1С:Підприємство Бухгалтерия» последовательности не реализованы. Вместе с тем имеется возможность перепроведения документов за определенный период. Мы рекомендуем это делать в обязательном порядке перед каждым закрытием месяца. Для этого обратитесь в пункт меню «Операции» - «Проведение документов».