Управління торгівлею

Программа «1С:Підприємство™. Торговля и склад» системы программных продуктов «1С: Підприємство» является универсальным решением для автоматизации магазинов и их задач. Прежде всего, среди таковых стоит выделить оперативный и управленческий учет, а также анализ и планирование торговых операций. Качественная автоматизация торговли позволяет повысить эффективность управления любым предприятием, занятым в сфере дистрибуции.

Общая характеристика

Конфигурация «1С:Підприємство™. Торговля и склад» позволяет автоматизировать ряд процессов, связанных с управлением торговой деятельностью:

• управление закупками;
• управление продажами;
• управление отношениями с клиентами;
• анализ цен и менеджмент ценовой политики;
• управление денежными средствами;
• управление складскими запасами;
• анализ данных;
• интеграция с бухгалтерией;
• мониторинг торговой деятельности и анализ ее эффективности (Рапорт руководителю);
• дополнительные опции.

Разрабатывая данную конфигурацию, специалисты учли опыт множества торговых организаций, полученный при применении предыдущей версии программы. Также были учтены пожелания пользователей и партнеров.

Управление отношениями с клиентами

Подсистема программы «Управление отношениями с клиентами» справляется с рядом важных для торгового бизнеса задач, например:

• хранит и актуализирует контактную информацию о покупателях;
• оповещает пользователей о надвигающихся контактах с клиентом в автоматическом режиме;
• регистрирует контакты и события с покупателями и создает автоматические оповещения пользователей о ближайших контактах с ними;
• автоматизирует контакты с покупателями и продавцами при помощи встроенного почтового клиента;
• обменивается контактными данными со сторонними почтовыми программами; есть также возможность использования встроенного почтового клиента;
• автоматически проводит АВС- и XYZ-анализ контрагентов, а по результатам анализа делит последних на различные категории;
• собирает и предоставляет историю отношений с клиентами.

Подсистема программы «1С:Підприємство™. Управління торгівлею» предусматривает также оценку работы менеджеров. Данная оценка учитывает ряд факторов: полноту заполнения информационной базы контактными данными, количество контактов с клиентами, анализ изменений стадий взаимоотношений с покупателями, процент потерянных клиентов по отношению к общему  числу клиентов (так называемый коэффициент удержания покупателей), количество исполненных заказов, сумму продаж и выручки, суммы оплат. Список описанных выше показателей настраивается пользователем в произвольном порядке и составе. По данным факторам менеджеров можно оценивать как в абсолютном, так и в процентном соотношении. Здесь же можно проводить сравнительную оценку работы менеджеров в форме объективного рейтинга.

Управление продажами

Подсистема «Управления продажами» является одной из самых востребованных в рамках конфигурации «1С:Підприємство™. Управління торгівлею». Она призвана оптимизировать процесс оперативного планирования и контроля продаж и может вести учет как в денежном, так и в натуральном выражении. «Управление продажами» содержит инструменты анализа заказов, оказывает поддержку в принятии управленческих решений в рамках взаимодействия с клиентами, а также выявляет узкие места на складе. 

Предусмотрено также назначение разнообразных скидок: автоматические скидки, скидки по дисконтным картам, накопительные, индивидуальные. На назначение скидки могут влиять определенные условия, например, превышение определенной суммы заказа или количества единиц покупок. Предоставлена также возможность назначения скидок определенным клиентам или при передаче продукции в магазины для розничной дистрибуции.

Для предоставления информации не только о настоящих, но и о будущих результатах деятельности в подсистеме предусмотрена опция планирования продаж. Планирование может производиться как по отдельным видам товаров, так и по их группам. При необходимости можно также выбрать отдельные категории покупателей, чтобы составить отдельный план для конкретной группы. Например, сгруппировав их по региональному, возрастному или профессиональному признаку.

Планирование происходит для разных временных периодов: от года до одного дня. Это позволяет «1С:Підприємство™. Торговля и склад» разрабатывать стратегические и оперативные планы на один и тот же временной отрезок. В рамках конфигурации предусмотрено планирование продаж как для всего предприятия, так и для его структурных единиц. Это удобно, прежде всего, для руководителей подразделений, которые могут составлять планы продаж для своей зоны ответственности. Планы отделов сводятся в единый общий план для организации. В дальнейшем есть возможность сравнить плановые значения с фактическими, проанализировать отклонения. В случае необходимости можно скорректировать планы, учтя выявленные несоответствия. Данные в сводном плане также могут быть представлены по подразделениям или сгруппированы по отличительным признакам номенклатурной группы. Это дает возможность провести сравнительный анализ продаж определенных товаров за различные периоды времени и в заданном регионе.

Управление заказами покупателей

Программа «1С:Підприємство™. Торговля и склад» предполагает также подсистему «Управление заказами». Она позволяет решать ряд задач:

• наиболее эффективно реализовать стратегию обработки и обслуживания заказов в соответствии с общей стратегией предприятия (работа под заказ, работа со склада и пр.);
• оптимально синхронизировать заказы покупателей и поставщиков, а также резервировать товары на складах;
• упрощать соблюдение сроков доставки заказов;
• выполнять заказы как можно большего количества покупателей, избегая наличия избыточных запасов на складах.

В подсистеме предусмотрены также разнообразные схемы выполнения заказов:

• отгрузка единицы товара из свободного остатка на складе;
• резервирование товара с последующей отгрузкой со склада;
• размещение заказа клиента в предварительно оформленном заказе поставщика; таким образом заказ будет автоматически зарезервирован на данного покупателя в момент поступления товара на склад;
• «работа под заказ», т. е. оформления заказа поставщику для конкретного покупателя.

Автоматизация магазина и склада с помощью «1С:Підприємство™. Предприятие. Торговля и склад» предусматривает внедрение алгоритма автоматического размещения и резервирования товаров, который позволяет оптимально соотнести заказы покупателей с заказами поставщиков и остатками на складах. Для каждого менеджера можно назначить свою зону ответственности (группу складов), где и будет происходить автоматическое резервирование товаров. В завершение можно провести анализ текущего состояния при помощи встроенной функции генерирования отчета «Анализ заказов покупателей».

Схемы продажи товаров

Автоматизация розничной торговли при помощи описываемой конфигурации предусматривает учет различных схем продаж. Так, продажи могут осуществляться по предварительному резервированию или без такового (из имеющихся остатков на складе). Кроме того реализована опция продажи товаров «под заказ» по предварительному заказу у поставщиков. Продажи могут осуществляться на условиях предоплаты (также частичной) или в кредит. Существует также возможность регистрировать оплату платежными картами по договорам эквайринга.

Продажи могут осуществляться и по ордерной схеме. Такой подход позволяет разделить во времени момент выписки документов менеджерами с моментом реальной отгрузки заказа со склада.

В случае продаж комиссионного товара имеется возможность рассчитать комиссионное вознаграждение в автоматическом режиме и с использованием разных форм расчета: процент от суммы продаж, процент от прибыли. Сумма комиссионного вознаграждения может также вноситься вручную. Учет продаж комиссионного товара осуществляется как в ситуации, когда предприятие взаимодействует с комитентами, так и когда сама организация выступает в роли такового.

Розничная торговля

Автоматизация магазинов и других предприятий розничной торговли предполагает и автоматизацию самого процесса торговли с применением разнообразного торгового оборудования. Например, контрольно-кассовых машин, функционирующих в режимах фискального регистратора, ON-LINE и OFF-LINE, сканеров штрих-кодов, терминалов сбора данных, принтеров для печати этикеток, электронных весов, дисплеев покупателей. В рамках конфигурации предусмотрена не только простая и удобная настройка подключения оборудования, но и возможность работать с несколькими экземплярами каждого вида аппаратуры, установленной на одном терминале.

Для работы на небольших предприятиях розничной торговли реализован удобный и интуитивно понятный интерфейс для кассира, позволяющий повысить скорость работы с покупателями. В этом же интерфейсе для большей надежности предусмотрено разделение прав кассира и администратора кассы через применение регистрационных карт и специального считывателя.

Штриховое кодирование товаров может происходить с учетом различных характеристик товаров, их единиц измерения, качества, серии. По умолчанию установлено несколько типов штрих-кодов:  Code39, Code128, EAN8, EAN13, EAN128.

В случае необходимости можно зарегистрировать и применять в конфигурации другие типы штрих-кодов.

В подсистеме реализована возможность оформления продаж товаров в кредит и оплат платежными картами. При оформлении оплаты платежными картами есть возможность провести платеж с применением эквайринговой системы. После выполнении любых операций с платежными картами печатается слип-чек на подключенном фискальном регистраторе.

Управление закупками

Автоматизация торговли посредством продуктов «1С:Підприємство™» позволяет обеспечить менеджеров магазина или любого другого торгового предприятия всей необходимой информацией для актуального принятия решений об оптимизации закупок и пополнении товарных запасов.

Подсистема «Управление закупками» предназначена для формирования заказов поставщикам и планирования закупок в соответствии с принятой организационной стратегией работы с заказами клиентов и пополнения складских запасов.

Подсистема позволяет автоматизировать ряд ключевых операций в сфере закупок, а именно:

• планирование закупок;
• составление календарного плана закупок и формирование потребностей;
• оформление заказов для поставщиков на основании поступивших заказов от клиентов;
• контроль поставки товаров и оплаты по заказам;
• мониторинг цен поставщиков;
• закрытие заказов поставщиками и их корректировка в случае необходимости.

Планирование закупок

«1С:Підприємство™. Управление складом» предусматривает составление планов закупок по различным возможным сценариям. Планы закупок можно составлять как уточненные (по отдельным позициям номенклатуры), так и укрупненные (по номенклатурным группам). При составлении планов закупок есть возможность учесть объемы продаж за предшествующие периоды, предварительно составленные планы закупок, уже оформленные заказы клиентов. Для преобразования планов из одной формы в другую предусмотрен удобный помощник планирования.

Формирование потребностей и составление календарного плана закупок

Формирование потребностей в товаре производится на основе составленных плана продаж, плана закупок и имеющихся заказов от покупателей. Потребности генерируются на определенную дату и с помощью специальных документов получают подтверждение в программе. В процессе формирования потребностей текущий остаток складских запасов также учитывается.

Объемно-календарное планирование закупок способствует уменьшению объема излишков на складах и сокращению издержек на закупку. Подсистема «Формирование потребностей и составление календарного плана закупок» наделена рядом функций:

• регистрация и формирование потребностей в товарах на базе как планируемых данных (планов закупок, планов продаж), так и фактических показателей (заказы поставщиков и покупателей, имеющийся складской остаток;
• подбор оптимальных поставщиков по приоритетным показателям: надежность, сроки доставки, цены;
• формирование заказов поставщикам на определенные даты в автоматическом режиме. При этом учитываются уже полученные заказы клиентов и оформленные заказы поставщикам;
• размещение заказов клиентов в заказах поставщикам в автоматическом режиме;
• использование удобных встроенных помощников способствует эффективному формированию заказов поставщикам и экономии рабочего времени менеджеров.

В конфигурации есть возможность автоматического заполнения заказов поставщикам с учетом предварительно оформленных заказов клиентов. Заполнение происходит исключительно за счет тех товаров, по которым уже были зафиксированы цены поставщика. Имеется также возможность оформления заказов сразу нескольким поставщикам в соответствии с предварительно полученными заказами клиентов.

Контроль оплаты заказов поставщикам производится по указанной в соответствующем документе дате оплаты. В заказе поставщика также указывается дата предполагаемой поставки. На основании анализа предполагаемых дат поставок существует возможность формирования графика поставок.

Анализ цен и управление ценовой политикой

Процесс автоматизации розничной торговли предполагает проведение анализа цен и управление ценовой политикой в автоматическом режиме. С помощью этой опции ответственный менеджер может не только регистрировать цены поставщиков, но и сравнивать их, выбирать оптимального контрагента по ряду характеристик, что позволит минимизировать затраты на пополнение запасов. В отчете «Анализ цен» также предусмотрено сравнение цен от различных поставщиков с собственными ценами.

Механизм обновления цен поставщиков в автоматическом режиме внесет необходимые корректировки при регистрации очередных поставок. Включена также автоматическая возможность перерасчета отпускных цен на основании изменений цен поставщиков, учитывая заданную торговую наценку.

Также можно задавать закупочные и отпускные цены с точки зрения характеристик товаров. Изменения по нескольким типам цен можно занести единовременно одним документом. Тем предприятиям, которые жестко привязывают собственные цены к отпускным, пригодится функция автоматического формирования отпускных цен, основываясь на торговой наценке и ценах, указанных в документе поступления.

Для полной автоматизации магазина полезной станет и возможность автоматически насчитывать скидки:

• предусмотрены скидки  по дисконтным картам, а в случае необходимости, их ручная регулировка;
• есть возможность задать скидки по различным ценовым группам;
• можно указать период и время действия скидки;
• возможно также указать условия предоставления скидки, например, исходя из суммы продажи, количества товаров, вида оплаты;
• при необходимости можно разделить скидки на оптовые и розничные; при этом оптовые скидки будут назначаться контрагентам-покупателям, а розничные –применяться для определенных магазинов;
• отменить скидку до окончания срока ее действия можно, только приложив специальный документ.

Управление складскими запасами

 Учет товаров на складах предприятия

Автоматизация склада оптимально проходит с помощью подсистемы «Учет товаров на складах предприятия». В ней реализован скрупулезный оперативный учет товаров на складах. Также данная конфигурация обеспечивает эффективный контроль товарных запасов организации как в розничной, так и в оптовой торговле. Каждая складская операция фиксируется при помощи соответствующих документов: поступление товаров, реализация товаров, перемещение товаров, инвентаризация и пр. Можно также вести учет товаров на нескольких складах или местах хранения. Программа поддерживает учет товара в разных единицах измерения или упаковках. Можно также отдельно учитывать собственные товары, товары, переданные или принятые на реализацию, принятые на ответственное хранение, либо вести учет возвратной тары.

Автоматизация магазина предусматривает также учет некондиционных товаров и их возможную реализацию со скидкой. По умолчанию все товары поступают со значением качества «Новый», которое в последствии можно изменить при помощи специального документа. Для этого применяется специальный вид операции документа «Реализация товаров и услуг». Такая опция особенно пригодится тем предприятиям, которые разделяют в своей деятельности товар по степеням качества.

Подсистема дает возможность проводить инвентаризацию товаров на складах.  По результатам этого процесса в автоматическом режиме подсчитывается разница между данными, полученными в результате инвентаризации, и зафиксированными на основании документов поступления и отгрузки. В случае недостачи автоматически оформляются документы списания, если же обнаружены излишки, генерируется документ оприходования.

В конфигурации имеется также возможность оформления реализации, возврата, перемещения и поступления товара по ордерной схеме. Это позволяет разнести во времени момент выписки первичных документов с моментом фактического поступления или отпуска товара со склада. Такая опция в особенности будет полезна предприятиям, на которых рабочие места, где выписываются первичные документы, удалены от складов и прочих мест хранения товаров.

Излишней работы позволит избежать функция оформления поступления и реализации товаров одним документом. А в самом начале ведения учета на складе будет востребована возможность отключения контроля остатков.

Полезен также механизм внутренних заказов, когда одно подразделение предприятия размещает заказ у другого подразделения того же предприятия. Такой режим предназначен, прежде всего, для розничных торговых точек, но может использоваться и оптовыми подразделениями или складами для пополнения складского ассортимента. В процессе планирования закупок и продаж внутренние заказы обслуживаются на тех же условиях, что и внешние, используя те же самые алгоритмы. Поступление товара на выбранный склад принято считать точкой выполнения заказа. Опцию внутреннего заказа можно применять не только для перемещения товаров в розничный магазин или на другой склад, но и для оформления заказа на внутреннее потребление произвольными подразделениями компании. В таком случае заказ исполнен при отпуске товара документом «Требование-накладная».

Учет накладных расходов

Подсистема позволяет учитывать различные виды накладных расходов, такие как затраты на транспортировку, оплаты пошлин и акцизов, хранение, услуги собственных и сторонних организаций. Такие расходы при необходимости можно отнести к себестоимости продукции. В зависимости от типа накладных издержек, их распределение по группам товаров может проходить пропорционально количеству поступивших товаров, их весу или стоимости.

При автоматизации торговли предусмотрена также возможность распределения издержек по различным номенклатурным группам или статьям затрат. При помощи отчетов можно проследить динамику расходов по статьям издержек.

Управление денежными средствами

Программа «1С:Підприємство™. Торговля и склад» предполагает возможность регистрации всех банковских и кассовых операций с выпиской всех предусмотренных документов.  Также можно планировать входящие и исходящие платежи при помощи документов «Планируемое поступление денежных средств» и «Заявка на расходование средств». На основании данных планирования в случае возникновения такой потребности формируется платежный календарь. В нем учитываются все планируемые платежи по заказам покупателей и поставщиков.

При регистрации платежей есть возможность разнесения оплаты по нескольким сделкам или договорам, по заявкам на расходование средств или по предварительно запланированным платежам.

Конфигурация предусматривает также возможность получения и отправки оплат при помощи встроенной системы «Клиент-Банк». Денежные средства при необходимости распределяются по различным статьям движения денежных средств. Можно также вести учет фактических оборотов денежных средств отдельно для разных проектов.

Анализ данных

В конфигурации «1С:Підприємство™. Управління торгівлею» поддерживается система отчетов, которая представляет собой гибкий и мощный инструмент для разностороннего анализа товарооборота организации и его торговой деятельности. Перечень отчетов построен по их назначению: Продажи, Запасы (склад), Закупки, Денежные средства и пр. К примеру, в группе «Запасы (склад)» расположены отчеты, позволяющие просматривать остатки в местах хранения товаров, выделить остатки, которые находятся на реализации, провести  ABC- и XYZ-анализ товаров.

При необходимости можно получить данные по состоянию складских запасов, взаиморасчетов, продаж, заказов в любых разрезах и с любой детализацией. К примеру, доступны данные о продажах товаров той или иной группы по различным регионам или по динамике продаж за определенный период по дням.

Менеджер может вручную в отчетах настраивать степень детализации, критерии отбора данных и параметры группировки, основываясь на специфике решаемых задач. Все индивидуальные настройки при необходимости сохраняются с целью дальнейшего использования. Для большей наглядности ряд отчетов предусматривает графическую подачу материала и расшифровку определенных показателей в виде отчетов.

Помимо унифицированных отчетов, в программе реализован механизм подачи данных произвольных регистров при помощи универсальных отчетов. Есть также опция вывода диаграмм по ним. Универсальный отчет предоставляет данные на выбор по любому регистру в виде списка или в виде кросс-таблицы. Помимо этого, в подсистему встроены инструменты для построения произвольных отчетов любых типов при помощи меню «Консоль отчетов».

Мониторинг и анализ эффективности торговой деятельности (Рапорт руководителю)

«Рапорт руководителю» представляет собой специализированный механизм, предназначенный для регулярного формирования и доставки руководству компании данных о текущем положении дел на предприятии. Для этого заинтересованному лицу нет необходимости составлять специальные запросы или даже запускать «1С:Підприємство™. Управління торгівлею». Согласно предварительным настройкам, функция «Рапорт руководителю» автоматически будет генерировать и отправлять отчеты по прописанным адресам электронной почти и с заданным интервалом. В таком отчете разносторонние данные о деятельности организации сконцентрированы в наглядном виде, что делает автоматизацию розничной торговли не только удобной, но и эффективной.

В отчете представлен оперативный анализ информации по различным показателям: кредиторской и дебиторской задолженностям, по объему продаж, по движениям денежных средств и пр. Список факторов, которые следует включать в отчет, можно настроить индивидуально для руководителей различных подразделений. Для анализа в отчете предусмотрена графическая подача информации: графики и диаграммы сравнения выбранных показателей с плановыми или с аналогичными за предыдущие периоды.

Интеграция с бухгалтерией

Программа «1С:Підприємство™. Торговля и склад» на уровне выгружаемых документов интегрируется с таким программным продуктом как «1С:Підприємство™. Бухгалтерия для Украины». При выгрузке информации можно отобрать данные по разным критериям: по организации в целом, по ее подразделению или конкретному складу, а также по принадлежности к бухгалтерскому учету. Можно также по разным критериям отбирать списки документов.

Дополнительные сервисные возможности

Универсальные механизмы

Автоматизация торговли становится еще более удобной при применении дополнительных универсальных механизмов:

• блокировки внесения правок в данные до определенной даты;
• универсального журнала документов;
• необходимости подтверждения операции при завершении работы программы;
• отображения иерархической структуры документов;
• автоматического поиска и замены повторяющихся элементов справочников.

Хранение дополнительной информации

В таких справочниках как «Номенклатура», «Организации», «Физические лица», «Договора взаиморасчетов», «Контрагенты» предусмотрено хранение дополнительной информации в виде текстовых файлов или изображений. Эту возможность удобно использовать для хранения изображений продукции или договоров с поставщиками. Дополнительная информация применяется также для отправки и хранения файлов, полученных по электронной почте.

Установка дополнительных прав пользователям

Программа «1С:Підприємство™. Торговля и склад» позволяет устанавливать дополнительные права, ограничивающие действия пользователей. Таким образом можно, к примеру, запретить определенным пользователям продавать товар ниже определенной цены или запретить оформление платежных документов без предварительного оформления и утверждения заявки на расходование средств.

Разделение прав доступа пользователей к данным на уровне записей

Автоматизация торговли с помощью продуктов 1С:Підприємство™ предполагает возможность разграничения прав доступа различных пользователей к определенным операциям или контрагентам. Так, можно запретить, например, кладовщику работать через программу с кассой предприятия, а зону доступа определенного менеджера по продажам ограничить только теми клиентами, с которыми он непосредственно работает.

Выгрузка данных в идентичную конфигурацию «Управління торгівлею для Украины»

Чтобы автоматизация магазина прошла максимально гладко, есть возможность загрузки и выгрузки информации в аналогичную конфигурацию «1С:Підприємство™. Управління торгівлею для Украины» при помощи опции «Универсальный обмен данными в формате  XML». При необходимости данные можно выгружать не все, а отобрать необходимые, к примеру, по складу, организации, подразделению или по видам документов.